Ny privatlivspolitik

Her kan du orientere dig i den opdaterede privatlivspolitik for De Frivilliges Hus.

Privatlivspolitik for De Frivilliges Hus Viborg

Version: 24-05-2018

De Frivilliges Hus Viborg behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser.

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:

Bestyrelsen i De Frivilliges Hus er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

 

Databehandlende kontaktoplysninger:

Mikkel Smed, Centerleder / De Frivilliges Hus Viborg

Vesterbrogade 1, 8800 Viborg

CVR: 35171711

Telefonnr.: 87254925

Mail: viborg@frivilligeshus.dk

Website: www.frivilligeshus.dk

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger

1) Medlems- og foreningsoplysninger:

– Almindelige personoplysninger (kontaktpersoner til foreningerne)

• Registrerings- og kontaktoplysninger: Navn, telefonnummer, e-mailadresse.

– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

• En persons foreningstilknytning er principielt en potentiel personfølsom oplysning.

2) Personaleoplysninger inklusiv frivillige

– Almindelige personoplysninger:

• Registrerings- og kontaktoplysninger: Navn, telefonnummer, e-mailadresse.

– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

• CPR-nummer (Kun ansatte og bestyrelse)

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig eller en person i din forening. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn.
• Foreningshjemmeside

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling med samtykke

Formålene:

1. Formål med behandling af medlems-/foreningsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kopiopgørelse
• Som led i foreningens formidlingsarbejde og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning på aktiviteter.
• Levering af service du har bestilt
• Administration af din relation til os

1. Formål med behandling af personaleoplysninger

• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af synliggørende/understøttende aktiviteter for det frivillige sociale arbejde i Viborg Kommune.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kopiering
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Samtykke indhentes i forbindelse med:

• Oprettelse i foreningsoversigten (Digitalt skriftligt samtykke)
• Interesse fra aktører

 

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med vores formidlingsarbejde sker der videregivelse af oplysninger om foreningens aktiviteter, formål, målgruppe, brug af frivillige samt de oplyste kontaktinformationer til foreningerne. (kontaktpersonens)

Der sker videregivelse på vores hjemmeside, foreningsoversigt og ved borgerhenvendelser.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som lønnet ansat, ulønnet frivillig.

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Foreninger/aktiviteter i foreningsoversigten:

• Efter forenings/aktivitetens ophør fjernes oplysningerne herunder kontaktpersoner fra den eksterne/tilgængelige Vejviser med det samme.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi informationerne internt i Foreningsbasen i op til 1 år efter dit/foreningens virke er ophørt

Lønnede ansatte:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

 

Frivillige:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige kontaktoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Conventus

For at kunne give den bedst mulige oplevelse i De Frivilliges Hus anvender vi bookingsystemet Conventus hvorigennem vi fører statistik over, hvordan brugerne anvender vores lokaler. Statistikken anvendes udelukkende i anonymiseret form f.eks. gennem antal bookinger og perioder med spidsbelastning.

De Frivilliges Hus har indgået databehandleraftale med Conventus. http://web.conventus.dk/databehandleraftale/

Outlook

De Frivilliges Hus anvender Office 365 ved mailkorspondencer. Microsoft har i deres “Online Service Terms” (også kaldet OST) skrevet deres grundlag for databehandling ind. Det der er relevant i forhold til databehandling findes på side 8-15 og i bilag 3 og 4.

Du kan finde aftalen på denne URL: https://www.microsoft.com/en-us/licensing/product-licensing/products.aspx

Ved mailkorrespondance med De Frivilliges Hus accepteres disse vilkår automatisk.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.